Nội Quy Hội Phụ Huynh

LIÊN ĐOÀN HƯỚNG ĐẠO TRƯỜNG SƠN

 

MỤC ĐÍCH:

Hội Phụ Huynh (HPH) Liên Đoàn Hướng Đạo Trường Sơn (LĐHĐTS) là một tổ chức gồm tất cả phụ huynh (hoặc người giám hộ) của các con em đang sinh hoạt trong LĐHĐTS, được thành lập bởi Hội Đồng Quản Trị (Board of Director) của LĐHĐTS nhằm mục đích hỗ trợ các Trưởng trong mọi sinh hoạt của Liên Đoàn và các hoạt động phục vụ cộng đồng do Liên Đoàn chủ xướng, tổ chức, hoặc ủng hộ.

TRÁCH NHIỆM CỦA PHỤ HUYNH:

Mỗi phụ huynh cần ghi danh sinh hoạt với HPH, và phải có trách nhiệm đối với con em mình trong mọi sinh hoạt của LĐHĐTS.

  • Hoàn tất thủ tục ghi danh và tái ghi danh hàng năm (theo ngành) cho con em và cho chính mình, đồng thời nộp Niên Liễn $50.00 (lệ phí sinh hoạt HPH hàng năm) cho mỗi gia đình.
  • Tham dự buổi Hướng Dẫn (Orientation) với Đại Diện Phụ Huynh (theo ngành) để biết rõ Nội Qui và Trách nhiệm của mình.
  • Cần tìm hiểu các điều lệ của Hướng Đạo Hoa Kỳ, của Liên Đoàn và của Ngành để khuyến khích, nhắc nhở và giúp con em thăng tiến trong sinh hoạt Hướng Đạo.
  • Cần biết rõ lịch sinh hoạt của Liên Đoàn và của Ngành để đưa đón con em đúng giờ (nên thường xuyên vào thăm trang nhà www.TruongSon.org)
  • Nhắc nhở kiểm soát con em mặc đồng phục đầy đủ, chỉnh tề mỗi khi đi sinh hoạt.
  • Đưa con em đi họp thường xuyên và đúng giờ qui định. Phải đưa con em đến gặp Trưởng và ký tên (sign-in/out) vào sổ điểm danh.
  • Tuyệt đối không được “thả con” (drop off) ngoài khu vực sinh hoạt.
  • Đón các em phải đúng giờ, không đón sớm quá và tuyệt đối không được đón trễ.
  • Theo dõi thường xuyên và phúc đáp đầy đủ các yêu cầu và thông báo (bằng thư hay email)
  • Tham dự đầy đủ các phiên họp định kỳ với Trưởng và Hội Phụ Huynh (bắt buộc 2 lần mỗi năm)
  • Tham dự đầy đủ các phiên họp bắt buộc với các Trưởng phụ trách ngành con em đang sinh hoạt.
  • Hợp tác với các phụ huynh khác trong ngành để thay phiên nhau phụ giúp các Trưởng trong các buổi sinh hoạt hàng tuần.
  • Tham dự các Board of Reviews (để có cơ hội tìm hiểu và khích lệ con em hoàn thành các đẳng cấp).
  • Phụ giúp đưa đón các em (không phải là con em mình) trong các chuyến Field Trip, Camping,…
  • Tình nguyện đảm nhận nhiệm vụ trong các kỳ trại, sinh hoạt, công tác xã hội, từ thiện… do Liên Đoàn, Ngành hay HPH tổ chức hoặc tham gia cùng các tổ chức khác.
  • Nếu có khả năng chuyên môn thì phụ huynh nên ghi danh làm Advisor hoặc Counselor cho các em lấy Merit Badges hoặc Awards.
  • Tham gia vào Ban Chấp Hành Hội Phụ Huynh.

BAN CHẤP HÀNH HỘI PHỤ HUYNH (BCH-HPH):

  • Thành Phần: BCH-HPH gồm có Hội Trưởng, Hội Phó, Thư Ký, Thủ Quỹ, và các Ủy Viên là Đại Diện Phụ Huynh cho từng ngành.

    • Hội Trưởng HPH không phải là Trưởng hay người phối ngẫu của trưởng đang sinh hoạt trong LĐTS và được bầu bởi các phụ huynh theo thể thức phổ thông đầu phiếu với nhiệm kỳ hai (2) năm, và được phục vụ tối đa là hai (2) nhiệm kỳ liên tiếp.
    • Hội trưởng chọn Hội Phó, Thư Ký và Thủ Quỹ
    • Cần ít nhất là một (1) hoặc tối đa là hai (2) Đại Diện Phụ Huynh cho mỗi ngành do Committee Chair hay Trưởng Ngành Nữ (01) đề cử vào BCH-HPH
  • Nhiệm Vụ: BCH-HPH là cầu nối quan trọng giữa Hội Đồng Trưởng và Hội Phụ Huynh, nhằm hổ trợ, tạo điều kiện thuận lợi cho các Trưởng và khuyến khích phụ huynh thực thi đúng mức trách nhiệm đối với đoàn sinh của LĐHĐTS.

    • Tổ chức các sinh hoạt mang lại sự vui tươi, thân ái và đoàn kết cho HPH.

NGÂN QUỸ CỦA HỘI PHỤ HUYNH:

  • Nguồn Quỹ: Nguồn Quỹ của HPH là tiền Niên Liễm do phụ huynh nộp hàng năm và được tạo ra từ chương trình gây quỹ (coupon chợ) hoặc đóng góp (donation).
  • Sử Dụng Quỹ: Tiền Quỹ của HPH sẽ được dùng cho những việc chung như :

    • Yểm trợ chi phí tổ chức Sinh Nhật Liên Đoàn, Trại Liên Đoàn, Trại Liên Kết, Trại Kết Thân, Chào Cờ Đầu Năm (HĐVN tổ chức), Hội Xuân Trường Sơn, những sinh hoạt chung của phụ huynh và Liên Đoàn, Trại Thẳng Tiến…
    • Yểm trợ chi phí tổ chức hoặc tặng thưởng cho các em nhận Awards (Eagle, Gold, AOL, Silver, Bronze)
    • Chia sẻ với Liên Đoàn trong các trường hợp điếu tang trong liên đoàn.
    • Chi phí cần thiết cho các cuộc họp của Hội Phụ Huynh nhưng không quá $200.
    • Ngoài những chi phí được nêu trên, những chi phí bất thường cho các trường hợp: mua sắm dụng cụ cần thiết cho HPH, yểm trợ chi phí mua sắm vật dụng chung cho cả Liên Đoàn, đóng góp từ thiện, xã hội cộng đồng, hay những chuyện quan trọng không liệu trước, phải được đa số quá bán thành viên trong BCH-HPH đồng ý và phải thông qua Liên Đoàn Trưởng hoặc Ban Thường Vụ (BTV) Liên Đoàn.
    • Mọi chi thu phải được đúc kết và báo cáo cho BTV mỗi tam cá nguyệt. Ngân quỹ của HPH có thể giữ tổng cộng không quá $5,000; số tiền thặng dư sẽ được chuyển vào quỹ chung của Liên Đoàn.

PHƯƠNG CÁCH GIẢI QUYẾT MÂU THUẪN GIỮA TRƯỞNG VÀ PHỤ HUYNH:

Tiếp xúc với đại diện phụ huynh của ngành (ĐDPH), Ngành Trưởng hoặc Committee Chair (CC) trước và yêu cầu có một buổi họp để giải quyết vấn đề. Nếu ĐDPH, CC, hoặc Ngành Trưởng không giải quyết vấn đề một cách thỏa đáng ở cấp bậc này thì liên lạc với Liên Đoàn Trưởng.

THAY ĐỔI VÀ BỔ SUNG:

Nội Quy của HPH có thể được thay đổi và bổ sung cho phù hợp với tình hình sinh hoạt và nhu cầu phát triển của hội. Mỗi điều khoản thay đổi hay thêm bớt đều cần phải có sự đồng ý của ít nhất là 2 phần 3 thành viên trong BCH-HPH và phải được sự chấp thuận của Hội Đồng Liên Đoàn.